Stok Takibi Nasıl Yapılır? Kritik Stok Seviyesi ve Sayım

1Stok Takibi Kayıtla Başlar

Rafta ne kadar mal olduğunu bilmenin yolu, stoğu değiştiren her işi kaydetmektir. Kasada yapılan satış ürünü stoktan düşer, iade geri ekler. Tedarikçiden gelen mal, bozulan ürün ya da başka şubeye gönderilen mal da stoğu değiştirir; bunlar kaydedilmezse sayılar kısa sürede raftakinden ayrılır.

PratikKasa stoğu bir hareket defterinden hesaplar. Satış ve iade deftere kendiliğinden yazılır; diğer hareketleri siz eklersiniz:

• Giriş. Tedarikçiden gelen mal ya da müşteri iadesi. Tedarikçiyi ve belge numarasını da yazabilirsiniz.
• Çıkış ve fire. İşletme içi kullanım, bozulan, kırılan ya da son kullanma tarihi geçen ürün. Her harekette sebep seçilir.
• Transfer. Bir şubeden diğerine giden mal. Gönderen şubenin stoğundan düşer, teslim alan şubenin stoğuna girer.

Pencere, stoğu eksiye düşürecek bir çıkışı kaydetmez. Her hareket Hareket Geçmişi'nde durur ve döneme, hareket türüne ya da tedarikçiye göre süzülür. Telefonda giriş, çıkış ve fireyi Stok ekranından eklersiniz.

2Kritik Stok Seviyesini Hesaplayın

Kritik stok seviyesi, yeniden sipariş vermeniz gereken andaki stok miktarıdır. Stok bu sayıya indiğinde sipariş verirseniz yeni mal gelene kadar elinizdeki stok yeter. Hesap iki parçadan oluşur:

• Tedarik süresindeki satış. Ürünün günlük ortalama satışını, siparişten sonra malın kaç günde geldiğiyle çarpın.
• Emniyet payı. Mal geç gelirse ya da satış beklenenden artarsa diye birkaç günlük satışı karşılayacak küçük bir miktar ekleyin.

Günlük ortalama satışı son birkaç haftanın satışından çıkarın; sezona göre satışı değişen ürünlerde hesabı sezon başında yenileyin. Bulduğunuz sayıyı PratikKasa'da ürünün Az stok eşiği alanına yazın. Eşik girmediğiniz ürün yalnız tükendiğinde uyarır.

3Azalan Ürünü Zamanında Görün

Stok eşiğe ya da altına indiğinde PratikKasa ürünü azalan olarak işaretler ve size bildirim gönderir. Aynı anda birçok ürün azalırsa tek bir özet bildirim gelir. Azalan ürünleri üç yerde görürsünüz:

• Stok Yönetimi. Windows'ta liste önce tükenenleri, sonra eşiğin altındakileri gösterir. Stok Altı ve Tükendi süzgeçleri yalnız onları listeler.
• Bugün ekranı. Dikkat Gerektirenler bölümünde kaç ürünün kritik eşiğin altında olduğu yazar; satırdan stoğa geçersiniz.
• Bildirimler. Zil simgesinin listesinde eşiğe inen ve tükenen ürünler durur. Telefonda bildirim izni verdiyseniz uyarı telefonunuza da gelir.

Birden çok şubede stok her şubenin kendi defterinden okunur. Uyarı, sattığınız şubenin stoğuna bakar; bir şubede azalan ürünü diğer şubeden transferle tamamlayabilirsiniz.

4Sayımla Kaydı Doğrulayın

Kayıt ne kadar düzenli tutulursa tutulsun raf zamanla ayrılır: kaybolan, yanlış okutulan ya da kaydı unutulan ürün olur. Sayım bu farkı ortaya çıkarır. Çok ürününüz varsa hepsini aynı gün saymak yerine her hafta bir bölümünü sayabilirsiniz.

PratikKasa'da sayımı başlattığınızda ürünler beklenen miktarlarıyla listelenir. Raftakini sayıp yazarsınız ya da barkodu okuttukça sayı birer artar. Sayımı tamamladığınızda fark çıkan ürünler sayım fazlası ya da eksiği olarak stok hareketine yazılır; sayılmayan ürünlerin stoğu değişmez.

Sayım internet olmadan da yapılır. Önceki sayımlar Sayım Geçmişi'nde tarihi, başlatan kişi ve sapmalarıyla durur.

Bu yazıdaki çizimler PratikKasa 2.1.0'ın ekranlarından.