Şubeler Arası Stok Transferi: Transfer Fişi Nedir, Nasıl Yapılır?

1Transfer Fişi Nedir?

Transfer fişi, aynı işletmenin iki şubesi ya da deposu arasında yer değiştiren ürünlerin belgesidir. Satış ya da alış değildir: ürün işletmenin içinde kalır, yalnız yeri değişir. Fişte şunlar yer alır:

• Gönderen ve alan şube
• Ürünler ve adetleri
• Gönderme ve teslim alma tarihi
• Gönderen ve teslim alan kişi
• Teslim almada çıkan fark ve sebebi

Muhasebe ve stok programlarında aynı belge depo transfer fişi ya da ambar transfer fişi adıyla da geçer.

2Şubeler Arasında Neden Ürün Taşınır?

• Biten ürünü tamamlamak. Bir şubede biten ürün başka bir şubede duruyorsa satış kaçmadan oradan istenir.
• Fazla stoğu eritmek. Bir şubede satılmayan ürün, daha çok satıldığı şubeye gönderilir.
• Merkezden dağıtım. Toplu alınan mal merkez depodan şubelere dağıtılır.
• Beden ve renk dengesi. Giyimde bir şubede biten beden ya da renk, başka bir şubeden tamamlanır.

3Şubeler Arası Mal Sevkiyatı Adım Adım

• Talep. İhtiyacı olan şube hangi üründen kaç adet istediğini yazar.
• Onay ve sevk. Gönderen şube talebi onaylar ve ürünü yola çıkarır; ürün o anda gönderen şubenin stoğundan düşer. Tamamını gönderemeyecekse kısmen onaylar.
• Yolda. Yoldaki ürün hiçbir şubenin stoğunda sayılmaz; uzun süre yolda kalan belge takip edilir.
• Sayarak teslim alma. Alan şube gelen ürünleri tek tek sayar; yalnız saydığı miktar stoğuna girer.
• Farkın kaydı. Eksik ya da hasarlı gelen ürün varsa sebebi belgeye yazılır.

4Transferde Sık Yapılan Hatalar

• Saymadan teslim almak. Gönderilen miktar olduğu gibi stoğa girerse eksik gelen ürün kaybolur; fark ancak bir sonraki sayımda çıkar.
• Yoldaki ürünü iki yerde saymak. Ürün hem gönderen hem alan şubede görünürse stok olduğundan fazla görünür.
• Transferi kaydetmemek. Kayıtsız taşınan ürün iki şubenin stoğunu da yanlış gösterir.
• Farkı yazmamak. Eksik ya da hasarlı gelen ürünün sebebi yazılmazsa aynı sorun tekrar eder.

5PratikKasa'da Şubeler Arası Transfer

Transferler ekranında başka bir şubeden Yeni Talep ile ürün ister, Gönder ile talep beklemeden ürün gönderirsiniz. Gönderen şube talebi «Onayla ve Sevk Et» ile yola çıkarır; eksik gönderecekse kısmen onaylar, gönderemeyecekse sebebini yazıp reddeder. Her belgenin durumu listede görünür.

Alan şube «Teslim Al ve Say» ile gelenleri sayar; sayılan miktar stoğuna girer. Fark varsa sebep seçmek zorunludur: Eksik Geldi, Hasarlı Çıktı ya da Sebebi Bilinmiyor. İki günden uzun yolda kalan belge gecikmiş olarak işaretlenir.

Telefonda ürünü kamerayla okutarak belgeye eklersiniz. Talep, sevk ve teslim alma internetsiz de yapılır; karşı şube belgeyi senkrondan sonra görür.

Bu yazıdaki çizimler PratikKasa 2.1.0'ın ekranlarından.