Transférer du stock entre établissements : à quoi sert un bon de transfert ?

1Qu’est-ce qu’un bon de transfert ?

Le bon de transfert est le document des produits qui se déplacent entre deux établissements ou deux entrepôts d’une même entreprise. Ce n’est ni une vente ni un achat : le produit reste dans l’entreprise, seul son emplacement change. Le bon de transfert indique :

• L’établissement expéditeur et l’établissement destinataire
• Les produits et leurs quantités
• Les dates d’expédition et de réception
• Qui a expédié et qui a réceptionné la marchandise
• L’écart constaté à la réception et son motif

Les logiciels de comptabilité et de gestion de stock parlent aussi de bon de transfert de stock ou de transfert entre entrepôts.

2Pourquoi déplacer des produits entre établissements ?

• Pour réapprovisionner un produit épuisé. Si un produit est épuisé dans un établissement mais disponible dans un autre, demandez-le avant de perdre la vente.
• Pour écouler le surstock. Un produit qui ne se vend pas dans un établissement part là où il se vend mieux.
• Pour distribuer depuis un entrepôt central. La marchandise achetée en gros est répartie depuis l’entrepôt central entre les établissements.
• Pour équilibrer tailles et couleurs. Dans l’habillement, une taille ou une couleur épuisée dans un établissement est complétée depuis un autre.

3Un transfert entre établissements, étape par étape

• Demande. L’établissement qui a besoin de stock indique quels produits il veut et en quelle quantité.
• Approbation et expédition. L’établissement expéditeur approuve la demande et expédie la marchandise ; elle sort de son stock à ce moment-là. S’il ne peut pas tout envoyer, il approuve une partie de la demande.
• En transit. La marchandise en transit ne compte dans le stock d’aucun établissement ; un document qui reste trop longtemps en transit est suivi.
• Réception comptée. L’établissement destinataire compte ce qui arrive, article par article ; seule la quantité comptée entre dans son stock.
• Enregistrement de l’écart. Si des articles arrivent incomplets ou endommagés, le motif est inscrit sur le document.

4Les erreurs fréquentes lors d’un transfert

• Réceptionner sans compter. Si la quantité expédiée entre telle quelle dans le stock, les articles manquants disparaissent ; l’écart n’apparaît qu’au prochain inventaire.
• Compter deux fois la marchandise en transit. Si les produits figurent à la fois dans l’établissement expéditeur et dans le destinataire, le stock paraît plus élevé qu’il ne l’est.
• Ne pas enregistrer le transfert. La marchandise déplacée sans document fausse le stock des deux établissements.
• Ne pas noter l’écart. Si aucun motif n’est noté pour les articles arrivés incomplets ou endommagés, le même problème revient.

5Les transferts entre établissements dans PratikKasa

Sur l’écran Transferts, vous demandez des produits à un autre établissement avec Nouvelle demande, ou vous envoyez des produits sans attendre de demande avec Envoyer. L’établissement expéditeur fait partir une demande avec « Approuver et expédier » ; s’il ne peut envoyer qu’une partie, il approuve partiellement, et s’il ne peut rien envoyer, il refuse en indiquant le motif. Le statut de chaque document s’affiche dans la liste.

L’établissement destinataire compte ce qui arrive avec « Réceptionner et compter » ; la quantité comptée entre dans son stock. En cas d’écart, le choix d’un motif est obligatoire : Arrivé incomplet, Arrivé endommagé ou Raison inconnue. Un document en transit depuis plus de deux jours est signalé en retard.

Sur un téléphone, vous ajoutez des produits au transfert en les scannant avec l’appareil photo. Les demandes, les expéditions et les réceptions fonctionnent aussi sans internet ; l’autre établissement voit le document après la synchronisation.

Les dessins de cet article reprennent les écrans de PratikKasa 2.1.0.