Comment suivre son stock : seuil de réapprovisionnement et inventaires

1Le suivi du stock commence par les enregistrements

Pour savoir combien il y a en rayon, il faut enregistrer tout ce qui modifie le stock. Une vente à la caisse sort le produit du stock et un retour l’y remet. Une livraison fournisseur, un produit abîmé ou de la marchandise envoyée à un autre établissement modifient aussi le stock ; s’ils ne sont pas enregistrés, les chiffres s’éloignent vite du rayon.

PratikKasa calcule le stock à partir d’un registre des mouvements. Les ventes et les retours y sont inscrits automatiquement ; vous ajoutez les autres mouvements :

• Entrée. Une livraison fournisseur ou un retour client. Vous pouvez aussi indiquer le fournisseur et le numéro de document.
• Sortie et perte. Usage interne, ou un produit abîmé, cassé ou périmé. Chaque mouvement a un motif.
• Transfert. De la marchandise qui passe d’un établissement à un autre. Elle sort du stock de l’établissement expéditeur et entre dans celui de l’établissement destinataire.

La fenêtre n’enregistre pas une sortie qui ferait passer le stock sous zéro. Chaque mouvement reste dans l’historique des mouvements et se filtre par période, par type de mouvement ou par fournisseur. Sur un téléphone, vous ajoutez entrées, sorties et pertes depuis l’écran Stock.

2Calculez le seuil de réapprovisionnement

Le seuil de réapprovisionnement est le niveau de stock auquel il faut recommander. Si vous commandez quand le stock atteint ce chiffre, ce que vous avez dure jusqu’à l’arrivée du nouveau stock. Le calcul a deux parties :

• Ventes pendant le délai de livraison. Multipliez les ventes moyennes par jour du produit par le nombre de jours que met le fournisseur à livrer après votre commande.
• Stock de sécurité. Ajoutez une petite quantité qui couvre quelques jours de ventes de plus, au cas où le stock arrive en retard ou les ventes augmentent.

Calculez les ventes moyennes par jour sur les dernières semaines ; pour les produits dont les ventes changent avec la saison, refaites le calcul au début de chaque saison. Saisissez le résultat dans le champ Alerte de stock critique du produit dans PratikKasa. Un produit sans seuil ne vous alerte que lorsqu’il est épuisé.

3Repérez le stock bas à temps

Quand le stock descend au seuil ou en dessous, PratikKasa marque le produit comme critique et vous envoie une notification. Si beaucoup de produits baissent en même temps, vous recevez une seule notification récapitulative. Vous voyez le stock bas à trois endroits :

• Gestion des stocks. Sur Windows, la liste montre d’abord les produits épuisés, puis ceux sous leur seuil. Les filtres Stock critique et Épuisé ne listent qu’eux.
• Écran Aujourd’hui. La section À surveiller indique combien de produits sont sous leur seuil ; depuis cette ligne, vous allez directement au stock.
• Notifications. La liste de la cloche contient les produits qui ont atteint leur seuil ou sont épuisés. Sur un téléphone, si vous avez autorisé les notifications, l’alerte arrive aussi sur votre téléphone.

Avec plusieurs établissements, le stock se lit dans le registre propre à chaque établissement. L’alerte regarde le stock de l’établissement depuis lequel vous vendez ; vous pouvez compléter un produit presque épuisé dans un établissement par un transfert depuis un autre.

4Vérifiez vos enregistrements par un inventaire

Aussi soigneusement que les enregistrements soient tenus, le rayon s’en écarte avec le temps : des produits se perdent, sont mal scannés ou ne sont pas enregistrés. Un inventaire révèle l’écart. Si vous avez beaucoup de produits, vous pouvez en compter une partie chaque semaine au lieu de tout compter le même jour.

Quand vous lancez un inventaire dans PratikKasa, les produits s’affichent avec leur quantité attendue. Vous comptez le rayon et saisissez le chiffre, ou le compte augmente d’une unité à chaque code-barres scanné. Quand vous terminez l’inventaire, les produits présentant un écart sont enregistrés en inventaire en trop ou en moins dans les mouvements de stock ; les produits non comptés gardent leur stock.

Les inventaires fonctionnent sans connexion Internet. Les inventaires précédents restent dans l’historique des inventaires avec leur date, la personne qui les a lancés et leurs écarts.

Les dessins de cet article reprennent les écrans de PratikKasa 2.1.0.