Qu’est-ce qu’un rapport Z ? Rapport X, rapport Z et comptage de caisse en fin de journée

1Qu’est-ce qu’un rapport Z ?

Le rapport Z est le rapport de clôture qu’une caisse enregistreuse imprime à la fin de la journée d’activité. Il indique le total des ventes du jour, la taxe par taux, le nombre de tickets et les modes de paiement, et chaque rapport Z porte un numéro de séquence.

À l’impression du rapport Z, les totaux du jour sont conservés et les compteurs repartent de zéro pour le lendemain. Dans les pays équipés de caisses enregistreuses fiscales, comme la Turquie, les totaux vont dans la mémoire fiscale de l’appareil et les entreprises impriment et conservent un rapport Z à la fin de chaque journée d’activité ; la comptabilité s’appuie sur ces rapports.

2En quoi diffère-t-il d’un rapport X ?

Le rapport X est un instantané pris en cours de journée. Il montre les ventes jusqu’à ce moment mais ne clôture pas la journée, ne remet pas les compteurs à zéro et n’est pas conservé ; vous pouvez l’imprimer autant de fois que vous voulez. Il sert à vérifier la caisse en milieu de journée ou à voir les ventes au moment d’un changement de session.

Le rapport de fin de journée d’un TPE est autre chose : il clôture les transactions par carte du jour et donne le total des cartes de la journée. Il ne remplace pas le rapport Z de la caisse enregistreuse.

3Comment compter la caisse en fin de journée ?

En fin de journée, l’argent de la caisse est compté et comparé au montant qui devrait s’y trouver. Ce montant correspond au fond de caisse, plus les ventes en espèces et les encaissements en espèces du jour, moins l’argent sorti de la caisse. Les paiements par carte, sur compte client ou par virement n’entrent pas dans la caisse et ne font pas partie de cette comparaison.

• Comptez par coupure. Triez billets et pièces par valeur et comptez chaque coupure ; on se trompe moins qu’en comptant le total d’un coup.
• Notez le motif d’un écart. S’il manque de l’argent ou s’il y en a trop, notez pourquoi : une erreur de rendu de monnaie, une vente sur compte client non saisie ou une autre raison.
• Comptez à deux lors d’un changement de session. Si la personne qui part et celle qui arrive comptent la caisse ensemble, tout écart se règle sur place.

4Le rapport Z de PratikKasa

Dans PratikKasa, chaque personne ouvre sa propre session de caisse avec un fond de caisse, et ses ventes et encaissements de la journée sont enregistrés sur cette session. À la clôture de la session, vous comptez la caisse. PratikKasa calcule la caisse attendue, affiche l’écart et prépare le rapport Z de la session. Le rapport comprend le résumé de la session, la répartition des paiements, la comparaison de caisse, le comptage par coupure et des lignes de signature.

Ce rapport Z est le résumé de caisse et de ventes de la session ; il ne remplace pas le rapport Z fiscal d’une caisse enregistreuse. En Turquie, PratikKasa se connecte aux caisses enregistreuses Token : pour les paiements par carte, le panier est envoyé à la caisse enregistreuse et le ticket fiscal sort de la caisse enregistreuse. Vous imprimez le rapport Z fiscal depuis votre caisse enregistreuse en fin de journée.

Sur Windows, le rapport Z est préparé en PDF à la clôture de la session ; vous ouvrez les rapports des sessions passées depuis l’écran Sessions de caisse et depuis Rapports › Session de caisse. Sur un téléphone, le résumé Z s’affiche à l’écran à la clôture. Les sessions s’ouvrent et se clôturent sans connexion Internet.

Les dessins de cet article reprennent les écrans de PratikKasa 2.1.0.