Comment tenir un registre des comptes clients

1Qu’est-ce qui se complique avec un registre papier ?

Dans un registre papier, chaque client a sa page, ventes et paiements sont écrits à la main et le solde est recalculé à chaque fois. Si une ligne est oubliée ou qu’un total est faux, vous finissez en désaccord avec le client sur le montant. Pour voir qui n’a pas payé et depuis combien de temps, il faut feuilleter toutes les pages.

Bien tenir un registre des comptes clients revient à trois règles : chaque vente est enregistrée au nom du client, chaque paiement est déduit du solde, et les retards de paiement sont repérés à temps. Les sections ci-dessous suivent ces règles.

2Enregistrez les ventes sur compte au nom du client

Si le client paiera plus tard, terminez la vente sur son compte client. Dans PratikKasa, quand vous choisissez Compte client sur l’écran de paiement, il vous est demandé de choisir un client ; le montant de la vente s’ajoute au solde du client et la vente est inscrite dans l’historique du compte avec son ticket.

• Ajoutez le client une seule fois. Un client ajouté avec un nom et un numéro de téléphone se choisit ensuite dans la liste lors des ventes suivantes.
• Les articles restent enregistrés. L’historique du compte montre le ticket et les articles de chaque vente sur compte ; vous pouvez ouvrir la ligne et la montrer quand vous en parlez avec le client.
• Vous pouvez aussi ajouter une dette à la main. Sur Windows, vous enregistrez une dette qui n’est pas passée par la caisse avec Ajouter une dette ; avec la version 2.2.0, vous pouvez aussi le faire sur téléphone depuis Ajouter une opération.

3Encaissez le paiement, réduisez le solde

Quand le client vient payer, enregistrez le montant sur son compte. Dans PratikKasa, vous l’encaissez avec Encaisser sur la ligne du client sous Windows, ou depuis la page du client sur un téléphone. Sur un téléphone, Tout saisit le solde entier ; pour un paiement partiel, vous tapez le montant reçu et le solde restant s’affiche aussitôt.

Si un caissier n’a pas l’autorisation de voir les soldes, il ne voit pas les montants ; il encaisse quand même en saisissant le montant que le client lui donne. Un encaissement sur un compte n’est pas compté comme une seconde vente dans les rapports ; il va dans le registre des comptes clients. L’encaissement est aussi enregistré sur la session de caisse de la personne qui le reçoit.

4Relancez à temps les paiements en retard

Plus un solde reste ouvert longtemps, plus il est difficile de le réclamer. Relancez dès que le paiement est en retard, avec un court message indiquant le montant dû et la date du dernier achat.

PratikKasa marque À relancer un client dont le solde est ouvert et qui n’a eu aucune opération depuis 15 jours. Sur Windows, le filtre À relancer du registre des comptes clients liste ces clients, et Relancer sur la ligne ouvre WhatsApp avec le numéro du client. La section À surveiller de l’écran Aujourd’hui indique aussi combien de clients ont des soldes en retard.

Ce qui arrive avec PratikKasa 2.2.0 :

• Délai de relance. Vous choisissez 7, 15 ou 30 jours pour chaque client. Sur un téléphone, Relancer ouvre aussi WhatsApp.
• Relevé de compte et relances par e-mail. Si votre entreprise et le client ont une adresse e-mail enregistrée, vous envoyez le relevé de compte en PDF et pouvez passer les relances en e-mails automatiques.
• Plafond de compte. Vous fixez un plafond pour un client ; quand vous ajoutez une dette, vous voyez si le nouveau solde dépasse le plafond.

Les dessins de cet article reprennent les écrans de PratikKasa 2.2.0 ; ce qui n’arrive qu’avec la version 2.2.0 est indiqué dans le texte.