Kasa Açığı Nedir? Nasıl Bulunur, Nasıl Önlenir?

1Kasa Açığı Nedir?

Kasa açığı, kasadaki nakit sayıldığında çıkan tutarın kasada olması gereken tutardan az olmasıdır. Sayılan tutar fazlaysa buna kasa fazlası denir; ikisine birden kasa farkı denir. Kasa açığına manko da denir.

Açık, gün sonunda ya da vardiya devrinde kasa sayılınca ortaya çıkar. Ne kadar erken fark edilirse sebebi o kadar kolay bulunur: aynı gün hatırlanan bir para üstü hatası ertesi hafta hatırlanmaz.

2Kasa Açığı Nasıl Hesaplanır?

Önce kasada olması gereken nakit bulunur, sonra sayılan nakit ondan çıkarılır:

• Olması gereken nakit. Açılış nakdi + nakit satışlar ve nakit tahsilatlar + kasaya konan para − kasadan çıkan para (gider, nakit iade, bankaya götürülen tutar).
• Sayılan nakit. Çekmecedeki banknot ve madeni paraların küpür küpür sayılmış toplamı.
• Kasa açığı. Olması gereken nakit − sayılan nakit. Sonuç sıfırdan büyükse kasa açık, sıfırdan küçükse kasa fazla verir.

Örnek: güne ₺500 açılış nakdiyle başladınız, gün boyunca ₺1.379 nakit satış yaptınız ve nakitle ₺750'lik bir hediye kartı sattınız. Kasada ₺2.629 olmalı. Sayımda ₺2.619 çıktıysa kasa açığı ₺10'dur. Kartla ve veresiyeyle yapılan satışlar çekmeceye girmez; bu hesaba katılmaz.

3Kasa Açığı Neden Olur?

• Para üstü hatası. Müşteriye fazla para üstü verilmesi; en sık görülen sebeptir.
• Deftere yazılmamış veresiye. Mal verilip borç kaydedilmediyse karşılığında kasaya para da girmemiştir.
• Yanlış ödeme türü. Kartla ödenen bir satış nakit diye kaydedilirse kasa açık verir.
• Yazılmayan kasa çıkışı. Kasadan ödenen bir gider, tedarikçiye verilen para ya da bankaya götürülen tutar kaydedilmediyse.
• Kaydı yapılmamış iade. Müşteriye nakit geri verilip iade kaydedilmediyse.
• Sayım hatası. Bir küpürün atlanması ya da iki kez sayılması.
• Kayıt dışı satış ya da kasadan izinsiz para alınması. Daha seyrek görülür; aynı kasada tekrar eden açıklarda kayıtların ayrıntısına bakmayı gerektirir.

4Kasa Açığı Nasıl Bulunur?

Açık çıktığında şu sırayla ilerleyin; açıkların çoğu ilk adımlarda bulunur:

• Sayımı tekrarlayın. Açıkların önemli bir kısmı sayım hatasıdır.
• Kart toplamını karşılaştırın. Kayıtlardaki kart toplamını banka POS cihazının gün sonu raporuyla karşılaştırın. Kart nakit diye kaydedildiyse fark orada görünür.
• Veresiyeye ve iadelere bakın. Deftere yazılması unutulan bir veresiye ya da kaydı yapılmamış bir iade var mı?
• Kasa giriş ve çıkışlarını kontrol edin. Kasadan ödenen her gider ve bankaya götürülen her tutar yazıldı mı?
• Saati daraltın. Gün içinde habersiz bir sayım ve vardiya devrindeki sayım, açığın hangi saatler arasında oluştuğunu gösterir.
• Kasayı ayırın. Her kişi kendi vardiyasıyla çalışıyorsa açığın hangi kasada oluştuğu bellidir. Aynı çekmeceyi birden çok kişi kullanıyorsa kaynağı bulmak zorlaşır.

Günün toplamına değil, her kapanışın kendi farkına bakın. Bir kasadaki açık başka bir kasadaki fazlayla toplamda kapanabilir: toplam sıfır görünür, ama iki kasada da bulunması gereken bir hata vardır.

5Kasa Açığı Bulununca Ne Yapılır?

Açığı ve bilinen sebebini aynı gün yazın. Sayıma katılanlar bir tutanak tutar; kasa açığı tutanağında şunlar yer alır:

• Tarih ve saat, kasa ve vardiyanın sahibi
• Kasada olması gereken tutar, sayılan tutar ve fark
• Bilinen sebep ya da «sebep bulunamadı» notu
• Sayıma katılanların adları ve imzaları

Sebebi bulunamayan küçük açıkları da yazın. Aynı açığın hangi günlerde ve hangi kasada tekrar ettiği ancak kayıtla görülür.

6Kasa Açığı Nasıl Önlenir?

• Herkes kendi kasasıyla. Her kişi kendi girişiyle ve kendi vardiyasıyla satış yapsın; açık, kime ait olduğu belli bir kasada çıksın.
• Devirde birlikte sayım. Kasa bir kişiden ötekine geçerken ikisi birlikte saysın; fark o anda konuşulsun.
• Yetkileri sınırlayın. İade, indirim, kasaya para koyup alma ve başkasının vardiyasını kapatma yetkisi yalnız gereken kişilerde olsun.
• Her çıkışı açıklamasıyla yazın. Kasadan çıkan her tutar ne için çıktığıyla birlikte kaydedilsin.
• Çekmecede az nakit. Biriken nakdi gün içinde kasadan alıp kasadan çıkış olarak yazın; çekmecede ne kadar az nakit kalırsa olası açık o kadar küçük kalır.
• Takibi satıştan ayırın. İşi takip eden kişi satış yapmazsa kayıtları denetlemek kolaylaşır.

7PratikKasa'da Kasa Açığını Takip Etmek

PratikKasa'da kasa kişiye bağlı vardiyalarla tutulur. Her kişi kendi kullanıcı adı ve şifresiyle girer, kasaya 4 haneli PIN'iyle döner; satışları ve tahsilatları kendi vardiyasına yazılır. Vardiya kapanırken kasa sayılır, uygulama beklenen kasayı ve farkı gösterir. Fark varsa sebebi seçilir: Para Üstü Hatası, Veresiye Girilmemiş ya da Diğer.

Vardiyalar ekranında açık vardiyanın kartı o an kasada olması gereken nakdi gösterir; gün ortasında habersiz sayım yaparken çekmeceyi bu tutarla karşılaştırırsınız. Kapanan vardiyalar kişi kişi listelenir: saat, satış, beklenen, sayılan, fark ve sebep. Dünün ya da seçtiğiniz bir günün kapanışlarına da bakarsınız.

Roller ve Yetkiler ekranında kimin iade ve indirim yapacağını, kimin kasaya para koyup alacağını, kimin başkasının vardiyasını kapatacağını ve kimin vardiya farklarını göreceğini rol rol belirlersiniz. Çalışma biçimini kurumsal seçerseniz yönetici rolündeki kişiler satış yapmaz; işi Bugün ve Raporlar ekranlarından takip eder.

Bu yazıdaki çizimler PratikKasa 2.1.0'ın ekranlarından.