Qu’est-ce qu’un manque de caisse ? Comment le trouver et l’éviter

1Qu’est-ce qu’un manque de caisse ?

Il y a manque de caisse quand l’argent compté dans le tiroir est inférieur au montant qui devrait s’y trouver. Si vous comptez plus, la caisse est en excédent ; dans les deux cas, on parle d’écart de caisse.

Le manque apparaît quand la caisse est comptée en fin de journée ou à une passation. Plus vous le remarquez tôt, plus la cause est facile à retrouver : une erreur de monnaie dont on se souvient le jour même est oubliée la semaine suivante.

2Comment calculer un manque de caisse ?

Calculez d’abord ce qui devrait être dans le tiroir, puis retirez-en ce que vous avez compté :

• Caisse attendue. Fond de caisse + ventes et encaissements en espèces + argent mis dans le tiroir − argent retiré (dépenses, remboursements en espèces, dépôt à la banque).
• Caisse comptée. Le total des billets et des pièces du tiroir, compté coupure par coupure.
• Manque de caisse. Caisse attendue − caisse comptée. Si le résultat est supérieur à zéro, la caisse est en manque ; s’il est inférieur, elle est en excédent.

Exemple : vous avez commencé la journée avec 500 ₺ de fond de caisse, fait 1 379 ₺ de ventes en espèces et vendu une carte cadeau de 750 ₺ en espèces. 2 629 ₺ devraient être dans le tiroir. Si vous comptez 2 619 ₺, le manque est de 10 ₺. Les ventes par carte et sur compte client n’entrent pas dans le tiroir ; elles restent hors de ce calcul.

3D’où vient un manque de caisse ?

• Erreur de monnaie. Trop de monnaie rendue au client ; c’est la cause la plus fréquente.
• Vente sur compte client non saisie. La marchandise est partie sans que la dette soit enregistrée : aucun argent n’est entré en échange.
• Mauvais mode de paiement. Une vente payée par carte enregistrée en espèces met la caisse en manque.
• Sortie non enregistrée. Une dépense payée depuis la caisse, de l’argent remis à un fournisseur ou porté à la banque sans être saisi.
• Remboursement non enregistré. De l’argent rendu à un client sans que le remboursement soit saisi.
• Erreur de comptage. Une coupure oubliée ou comptée deux fois.
• Vente non enregistrée ou argent pris sans autorisation. Plus rare ; quand le manque revient dans la même caisse, il faut regarder les enregistrements de plus près.

4Comment trouver un manque de caisse ?

Quand la caisse est en manque, avancez dans cet ordre ; la plupart des manques se trouvent dès les premières étapes :

• Recomptez. Beaucoup de manques sont des erreurs de comptage.
• Comparez le total des cartes. Vérifiez le total des cartes enregistré avec le rapport de fin de journée de votre TPE. Si une carte a été enregistrée en espèces, l’écart y apparaît.
• Vérifiez les comptes clients et les remboursements. Une vente sur compte client oubliée ou un remboursement non saisi ?
• Contrôlez les entrées et sorties de caisse. Chaque dépense payée depuis la caisse et chaque dépôt à la banque ont-ils été enregistrés ?
• Resserrez les horaires. Un comptage inopiné dans la journée et le comptage à la passation montrent entre quelles heures le manque est apparu.
• Séparez les caisses. Quand chaque personne travaille sur sa propre session, on sait de quelle caisse vient le manque. Quand plusieurs personnes partagent le même tiroir, la source est plus difficile à trouver.

Regardez l’écart de chaque clôture, pas seulement le total de la journée. Un manque dans une caisse peut compenser un excédent dans une autre : le total affiche zéro, mais il y a une erreur à trouver dans chacune des deux caisses.

5Que faire quand vous constatez un manque ?

Notez le manque et sa cause connue le jour même. Les personnes présentes au comptage rédigent un procès-verbal de manque de caisse, qui indique :

• La date et l’heure, la caisse et la personne dont c’était la session
• La caisse attendue, la caisse comptée et l’écart
• La cause connue, ou la mention qu’aucune cause n’a été trouvée
• Les noms et signatures des personnes présentes au comptage

Notez aussi les petits manques sans cause connue. Seuls les enregistrements montrent quels jours et dans quelle caisse le même manque revient.

6Comment éviter les manques de caisse ?

• Chacun sa caisse. Chaque personne vend avec sa propre connexion et sa propre session ; un manque apparaît ainsi dans une caisse dont on connaît le titulaire.
• Comptage à deux à la passation. Quand la caisse change de mains, les deux personnes la comptent ensemble ; l’écart se discute sur le moment.
• Limitez les autorisations. Seules les personnes qui en ont besoin peuvent rembourser, accorder des remises, mettre ou retirer de l’argent de la caisse et clôturer la session de quelqu’un d’autre.
• Notez chaque sortie avec une description. Chaque montant qui sort du tiroir est enregistré avec son motif.
• Peu d’espèces dans le tiroir. Retirez l’argent accumulé dans la journée et enregistrez-le comme sortie de caisse ; moins il y a d’espèces dans le tiroir, plus un éventuel manque reste petit.
• Séparez le suivi de la vente. Quand la personne qui contrôle les enregistrements ne vend pas, le contrôle devient plus simple.

7Suivre les manques de caisse dans PratikKasa

Dans PratikKasa, la caisse est suivie par sessions de caisse personnelles. Chaque personne se connecte avec son propre nom d’utilisateur et son mot de passe, et revient à la caisse avec son code PIN à 4 chiffres ; ses ventes et ses encaissements sont enregistrés sur sa propre session. À la clôture, la caisse est comptée et l’application affiche la caisse attendue et l’écart. En cas d’écart, un motif est choisi : Erreur de monnaie, Vente en compte client non saisie ou Autre.

Sur l’écran Sessions de caisse, la carte d’une session ouverte indique l’argent attendu en caisse à cet instant ; pour un comptage inopiné dans la journée, vous comparez le tiroir à ce montant. Les sessions clôturées sont listées personne par personne : horaire, ventes, attendu, compté, écart et motif. Vous pouvez aussi consulter les clôtures d’hier ou d’une date de votre choix.

Sur l’écran Rôles et autorisations, vous décidez rôle par rôle qui peut rembourser et accorder des remises, qui peut mettre ou retirer de l’argent de la caisse, qui peut clôturer la session de quelqu’un d’autre et qui voit les écarts de caisse. Si vous réglez le mode de travail sur « Les responsables supervisent, les caissiers vendent », les personnes du rôle Administrateur ne vendent plus ; elles suivent l’activité depuis les écrans Aujourd’hui et Rapports.

Les dessins de cet article reprennent les écrans de PratikKasa 2.1.0.