Kasa Sayımı Nasıl Yapılır? Gün Sonu Kasa Hesabı ve Kasa Farkı

1Kasa Sayımı Nedir, Ne Zaman Yapılır?

Kasa sayımı, çekmecedeki banknot ve madeni paraları sayıp toplamı kasada olması gereken tutarla karşılaştırmaktır. Amaç kasanın kayıtla aynı olduğunu görmek, değilse farkı vakit geçmeden bulmaktır. Sayım şu anlarda yapılır:

• Gün sonunda. Günün son satışından sonra, kasa kapanmadan önce.
• Vardiya devrinde. Kasa bir kişiden ötekine geçerken; devreden ve devralan birlikte sayar.
• Habersiz kontrolde. Gün içinde önceden haber verilmeden yapılan sayım, farkın hangi saatlerde oluştuğunu daraltır.

2Kasada Olması Gereken Tutar Nasıl Hesaplanır?

Gün sonu kasa hesabı açılış nakdiyle başlar. Gün boyunca çekmeceye giren nakit eklenir, çekmeceden çıkan nakit düşülür:

• Açılış nakdi. Güne başlarken çekmeceye konan bozuk para.
• Nakit satışlar ve tahsilatlar. Nakitle yapılan satışlar, nakitle ödenen veresiye borçları ve nakitle satılan hediye kartları.
• Kasaya giren diğer para. Satış dışında çekmeceye konan para; örneğin bozuk para takviyesi.
• Kasadan çıkan para. Kasadan ödenen gider, nakit iade ve bankaya götürülen para.

Kartla, veresiyeyle ya da havaleyle alınan tutar çekmeceye girmez; bu yüzden kasa sayımına da katılmaz. Kart toplamını banka POS cihazının gün sonu raporuyla ayrıca karşılaştırırsınız.

3Kasa Sayımı Adım Adım

• Satışı durdurun. Sayım bitene kadar çekmece açılmasın; yeni müşteriyi başka bir kasaya yönlendirin ya da sayımın bitmesini bekletin.
• Küpürlere ayırın. Banknotları ve madeni paraları değerlerine göre ayırın; en büyük küpürden başlayın.
• Her küpürü adetle sayın. Adedi küpürün değeriyle çarpın ve ara toplamları yazın. Tek seferde toplamı saymaktan daha az hata çıkar.
• Fark varsa yeniden sayın. Farkların önemli bir kısmı sayım hatasıdır; önce sayımı tekrarlayın.
• Karşılaştırın ve kaydedin. Sayılan tutarı olması gereken tutarla karşılaştırın; farkı ve sebebini yazın.
• Açılış nakdini ayırın. Ertesi gün için bırakacağınız bozuk parayı ayırın; kalanını teslim edin ya da bankaya yatırın.

4Kasa Farkı Neden Çıkar?

Fark iki yönlü olur: sayılan tutar azsa kasa eksik, fazlaysa kasa fazla verir. Sık görülen sebepler:

• Para üstü hatası. Müşteriye fazla ya da eksik para üstü verilmesi.
• Deftere yazılmamış veresiye. Mal verilip borç kaydedilmediyse kasa eksik çıkar.
• Yanlış ödeme türü. Kartla ödenen satış nakit diye kaydedilirse kasa eksik, nakitle ödenen satış kart diye kaydedilirse fazla görünür.
• Kaydedilmemiş giriş ya da çıkış. Çekmeceden alınan ya da çekmeceye konan para yazılmadıysa hesap tutmaz.
• Sayım hatası. Bir küpürün atlanması ya da iki kez sayılması.

Küçük farkların çoğu sayımı tekrarlayınca ya da günün nakit fişlerine bakınca bulunur. Farkı ve sebebini her gün yazmak, aynı farkın hangi gün ve hangi kişinin kasasında tekrar ettiğini görmenizi sağlar.

5PratikKasa'da Vardiya Kapanışında Kasa Sayımı

PratikKasa'da kasa, kişiye bağlı vardiyalarla tutulur. Her kişi vardiyasını açılış nakdiyle açar; satışları ve tahsilatları kendi vardiyasına yazılır. Vardiya açmadan satış yaparsanız vardiya sıfır açılış nakdiyle kendiliğinden açılır.

Satış dışında kasaya koyduğunuz ya da kasadan aldığınız parayı Kasa Giriş/Çıkış ile açıklamasıyla yazarsınız. Bu tutarlar kapanışta beklenen kasaya ayrı satırlar olarak eklenir.

Kapanışta Windows'ta kasayı banknot ve madeni para olarak küpür küpür sayarsınız. Uygulama beklenen kasayı, sayılan kasayı ve farkı yan yana gösterir, beklenen kasayı oluşturan kalemleri satır satır yazar. Fark varsa sebebini seçersiniz: Para Üstü Hatası, Veresiye Girilmemiş ya da Diğer. Telefonda kasadaki toplam tutarı girersiniz; fark vardiyaya yazılır.

Vardiya kapanınca Z raporu hazırlanır: vardiyanın özeti, ödeme dağılımı, kasa karşılaştırması ve sayım ayrıntısı. Bu rapor PratikKasa'nın vardiya raporudur; yazar kasanın mali Z raporunun yerine geçmez.

Bu yazıdaki çizimler PratikKasa 2.1.0'ın ekranlarından.