Comment faire le comptage de caisse ? Caisse attendue et écart de fin de journée

1Qu’est-ce que le comptage de caisse et quand le faire ?

Le comptage de caisse consiste à compter les billets et les pièces du tiroir et à comparer le total au montant qui devrait s’y trouver. Le but est de vérifier que la caisse correspond à vos enregistrements et, sinon, de trouver l’écart sans attendre. On compte la caisse à ces moments-là :

• En fin de journée. Après la dernière vente, avant de fermer la caisse.
• À la passation. Quand la caisse passe d’une personne à une autre ; celle qui part et celle qui arrive comptent ensemble.
• Lors d’un contrôle inopiné. Un comptage non annoncé dans la journée permet de savoir à quel moment l’écart est apparu.

2Comment calculer la caisse attendue ?

Le calcul de fin de journée part du fond de caisse. On ajoute l’argent entré dans le tiroir pendant la journée et on retire l’argent qui en est sorti :

• Fond de caisse. La monnaie mise dans le tiroir en début de journée.
• Ventes et encaissements en espèces. Les ventes payées en espèces, les soldes de comptes clients réglés en espèces et les cartes cadeaux vendues en espèces.
• Autres entrées. L’argent mis dans le tiroir en dehors des ventes, par exemple pour compléter la monnaie.
• Sorties. Les dépenses payées depuis la caisse, les remboursements en espèces et l’argent porté à la banque.

Les paiements par carte, sur compte client et par virement n’entrent jamais dans le tiroir ; ils ne font donc pas partie du comptage. Le total des cartes se vérifie à part, avec le rapport de fin de journée de votre TPE.

3Le comptage de caisse étape par étape

• Arrêtez les ventes. Le tiroir reste fermé jusqu’à la fin du comptage ; orientez les nouveaux clients vers une autre caisse ou demandez-leur de patienter.
• Triez par coupure. Séparez les billets et les pièces par valeur, en commençant par la plus grande.
• Comptez chaque coupure. Multipliez le nombre de pièces par la valeur et notez les sous-totaux. On se trompe moins qu’en comptant le total d’un coup.
• Recomptez en cas d’écart. Beaucoup d’écarts sont des erreurs de comptage ; recomptez avant toute chose.
• Comparez et enregistrez. Comparez le montant compté à la caisse attendue, puis notez l’écart et sa cause.
• Mettez le fond de caisse de côté. Gardez la monnaie du lendemain et remettez ou déposez le reste à la banque.

4Pourquoi la caisse présente-t-elle un écart ?

L’écart va dans les deux sens : si le montant compté est inférieur, la caisse est en manque ; s’il est supérieur, elle est en excédent. Les causes les plus fréquentes :

• Erreur de monnaie. Trop ou pas assez de monnaie rendue au client.
• Vente sur compte client non saisie. La marchandise est partie sans que la dette soit enregistrée : la caisse est en manque.
• Mauvais mode de paiement. Une vente payée par carte enregistrée en espèces met la caisse en manque ; une vente payée en espèces enregistrée par carte la met en excédent.
• Entrée ou sortie non enregistrée. De l’argent pris dans le tiroir ou mis dedans sans être noté fausse le calcul.
• Erreur de comptage. Une coupure oubliée ou comptée deux fois.

La plupart des petits écarts se retrouvent en recomptant ou en reprenant les tickets en espèces de la journée. Noter chaque jour l’écart et sa cause permet de voir quel jour et dans quelle caisse le même écart revient.

5Le comptage de caisse à la clôture de session dans PratikKasa

Dans PratikKasa, la caisse est suivie par sessions de caisse personnelles. Chaque personne ouvre sa session avec un fond de caisse ; ses ventes et ses encaissements sont enregistrés sur sa session. Si vous vendez sans avoir ouvert de session, elle s’ouvre d’elle-même avec un fond de caisse à zéro.

L’argent mis dans la caisse ou retiré en dehors des ventes s’enregistre avec Entrée/sortie de caisse, accompagné d’une description. Ces montants s’ajoutent à la caisse attendue sous forme de lignes distinctes lors de la clôture.

À la clôture, sur Windows, vous comptez la caisse coupure par coupure, billets et pièces. L’application affiche côte à côte la caisse attendue, la caisse comptée et l’écart, et détaille ligne par ligne les éléments de la caisse attendue. En cas d’écart, vous choisissez le motif : Erreur de monnaie, Vente en compte client non saisie ou Autre. Sur un téléphone, vous saisissez le montant total de la caisse ; l’écart est enregistré sur la session.

À la clôture de la session, le rapport Z est préparé : le résumé de la session, la répartition des paiements, la comparaison de caisse et le détail du comptage. Ce rapport est le rapport de session de PratikKasa ; il ne remplace pas le rapport Z fiscal d’une caisse enregistreuse.

Les dessins de cet article reprennent les écrans de PratikKasa 2.1.0.